Quản lý ca niềng răng kéo dài: theo dõi buổi tái khám và tiền đóng theo đợt

Một ca niềng răng kéo mười tám tới hai mươi bốn tháng, mỗi tháng tái khám một lần, tiền đóng làm bốn tới sáu đợt. Nhân với vài chục ca đang chạy song song thì sổ giấy không còn theo nổi — không phải vì phức tạp, mà vì quá nhiều thứ phải nhớ cùng lúc.

Ba câu phải trả lời được trong mười giây

• Bệnh nhân này đang ở buổi thứ mấy trên tổng bao nhiêu
• Đã đóng bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu
• Lần trước bác sĩ nào làm, làm gì, ghi chú gì

Nếu lễ tân phải quay vào hỏi bác sĩ mới trả lời được câu nào trong ba câu này, thì hệ thống ghi chép của phòng khám đang có vấn đề — không phải người.

Đặt lịch tái khám ngay tại quầy

Cách chống sót buổi hẹn hiệu quả nhất không phải là nhắc, mà là đặt sẵn. Bệnh nhân vừa làm xong, còn đang ở quầy thanh toán, là lúc dễ chốt lịch lần sau nhất.

Để bệnh nhân "về xem lịch rồi gọi lại" thì tỉ lệ quay lại đúng hẹn giảm rõ rệt, và phòng khám mất luôn quyền chủ động xếp giờ.

Với ca niềng, đặt luôn cả hai buổi kế tiếp còn tốt hơn — bệnh nhân có mốc để sắp xếp công việc, phòng khám có lịch để cân tải.

Thu theo đợt mà sổ vẫn khớp

Rất ít bệnh nhân trả một lần cho một ca vài chục triệu. Nguyên tắc để không rối:

• Mỗi lần thu ra một phiếu có số chứng từ, kể cả khi thu tiền mặt
• Số còn phải thu tính tự động, đừng để ai cộng tay
• Ghi rõ đợt này là đợt mấy trên tổng mấy đợt đã thoả thuận
• Bệnh nhân nên nhận được một bản, dù chỉ là ảnh chụp

Điểm cuối cùng ít phòng khám làm, nhưng nó chặn được gần hết các tranh luận về sau: khi cả hai bên cùng giữ một mảnh giấy giống nhau thì không còn gì để nhớ khác nhau.

Hồ sơ chuyên môn và sổ sách vận hành là hai thứ khác nhau

Phòng khám cần cả hai, nhưng đừng trộn chúng làm một.

Hồ sơ chuyên môn — phim, chỉ định, diễn biến điều trị — theo quy định của ngành y và thường nằm ở phần mềm chuyên khoa hoặc hồ sơ giấy.

Sổ sách vận hành — lịch hẹn, số buổi, tiền nong, hoa hồng bác sĩ, kho vật tư — là thứ quyết định phòng khám có lãi hay không, và là thứ hay bị bỏ bê nhất vì ai cũng nghĩ "để đó tính sau".

Làm bằng phần mềm thì nhanh hơn ở chỗ nào

Ca điều trị ghi thành gói nhiều buổi, mỗi lần bệnh nhân tới trừ một buổi và ghi rõ ai làm. Thu nhiều đợt trên cùng một ca, mỗi đợt một phiếu, số còn lại tự trừ. Lễ tân mở một màn hình là trả lời được cả ba câu ở trên.

Xem cụ thể tại phần mềm quản lý phòng khám nha khoa. Dùng thử miễn phí 30 ngày, không cần thẻ tín dụng.